10 tips om S&OP te verbeteren
Wat is de beste aanpak om tegelijkertijd servicelevels te verbeteren, voorraden te beheersen en kosten te verlagen? Sales & Operations Planning (S&OP). Het doel van S&OP is om demand en supply te balanceren inclusief de financiële planning. Afstemming en samenwerking binnen de onderneming en met ketenpartners is daarbij essentieel. Er is volop software voor beschikbaar, toch lukt het weinig bedrijven om S&OP succesvol in te voeren. 50% van de bedrijven heeft zelfs helemaal geen S&OP-proces. Jeroen Both geeft 10 tips om S&OP wél te laten slagen.
De zaal zat vol toen ik dit verhaal vertelde in het BLMC Ketentheater op ICT & Logistiek, in november 2023. Een teken dat het onderwerp leeft, en terecht. Want Sales & Operations Planning (S&OP) is de schakel tussen verkoop en operatie, tussen strategie en uitvoering. Je toetst ambities aan de realiteit en zorgt ervoor dat je die ambities ook waarmaakt.
Ik ga hier niet uitleggen wat S&OP is, dat weten de meeste mensen inmiddels wel. De grote vraag is: hoe maak je het tot een succes? Te vaak zie ik nog dat bedrijven een softwarepakket kopen en denken dat het dan wel ongeveer vanzelf gaat. Niets is minder waar. S&OP is geen trucje, het is geen systeem, het is in de eerste plaats mensenwerk. Het gaat over luisteren, overleggen, bijsturen en leren. Met deze 10 tips lukt het zeker!
Tip 1 Strategie naar realisatie
S&OP is een methode om de strategie te vertalen naar realisatie. Je hebt dus een strategie nodig. Daar leid je de planning vanaf. Is de strategie niet aanwezig, of niet duidelijk? Dan is dat je eerste actiepunt.
Tip 2 Midden- tot lange termijn
De midden- tot lange termijn staat bij S&OP centraal. Kijk dus vooruit en gebruik het S&OP-overleg niet als een brandblusoverleg gericht op de korte termijn. Daar zijn andere overleggen voor.
Tip 3 Werk met scenario’s
De realiteit is altijd anders dan de voorspelling. Dus zorg dat je een basisplan hebt én scenario’s voor het geval het toch anders loopt. Dat is geen rocket science, wel iets waar je tijd voor moet maken. Op het moment dat je snel moet handelen, is die tijd er niet, en kun je maar beter voorbereid zijn. Een duidelijk voorbeeld hiervan was de fietsenindustrie die tijdens de COVID-periode werd geconfronteerd met een bullwhip effect. Dit werd veroorzaakt door een snelle toename van de vraag, gevolgd door een daling. Dat leidde bij veel partijen tot te hoge voorraden. Door te werken met scenario’s kun je dat effect temperen.
Tip 4 Betrek de hele organisatie
Zorg voor commitment van hoog tot laag. Als de CEO niet bereid is om aan tafel te komen bij het strategisch overleg, dan kun je net zo goed ophouden. De CEO moet ambassadeur zijn van S&OP en begrijpen waarom het belangrijk is. Net als alle andere belangrijke stakeholders, zoals sales en finance. Het is geen feestje van supply chain of operations, het is een strategisch instrument voor de hele organisatie.
Tip 5 Betrek ook je leveranciers en klanten
Betrek externe partners. Maak verbinding met je kernleveranciers en belangrijkste klanten. Hun plannen zijn een belangrijke bron voor jouw S&OP. Vrijwel alle bedrijven kopen componenten of gereed product in. In de afgelopen jaren hebben ketenverstoringen laten zien hoe kwestbaar de supply chain kan zijn. Dat was bijvoorbeeld duidelijk te zien in de auto-industrie. Wanneer je als bedrijf een nauwe samenwerking hebt met leveranciers, kun je sneller schakelen en bijsturen.
Tip 6 Maak keuzes tussen service, kosten en cash
Volumes en aantallen zijn belangrijk, maar niet genoeg. Vertaal die getallen naar financiële waarden. Je moet weten wat het effect van beslissingen is op kosten, werkkapitaal en klantwaarde. Dan kun je prioriteiten stellen en je daarop focussen.
Tip 7 Maak veronderstellingen
Als verschillende mensen aan tafel verschillende ideeën hebben over wat er aan de hand is, wordt een constructief overleg heel lastig. Zo zat ik eens bij een kick-off sessie van een project waar de CEO ter plekke hoorde dat een productintroductie niet alleen nationaal zou plaatsvinden naar ook in de exportmarkten. S&OP helpt om tijdig plannen te delen tussen organisatieniveaus en afdelingen, wat verrassingen voorkomt.
Tip 8 Doe de data-analyse vooraf!
Ga de data niet in de vergadering doorspreken. Dan krijg je saaie vergaderingen waarin de wil om te leven je kan vergaan. De data-analyse moet van tevoren gedaan zijn, de S&OP-meeting is om de inzichten te bespreken.
Tip 9 Manage de afwijkingen
Alles wat gaat zoals gepland, daar hoef je het niet over te hebben. Ook afwijkingen binnen een bepaalde bandbreedte: niet interessant. Focus op de afwijkingen die groot, onverwacht of onverklaarbaar zijn. Zie ook punt 3.
Tip 10 Maak alles zichtbaar
In één oogopslag moet te zien zijn wat de issues zijn, de oorzaken, de consequenties en de mogelijke oplossingen. Daar kun je de juiste software heel goed voor gebruiken. De grootste toegevoegde waarde van S&OP is dat je vervolgens samen bepaalt wat de optimale aanpak is, gegeven deze informatie. Als je dat goed inricht, kost het relatief weinig tijd en levert het heel veel op.
Wil je S&OP in jouw organisatie invoeren of verbeteren?
S&OP is een uitstekende methode om je aanbod af te stemmen op de vraag en om daarvoor de juiste beslissingen te maken.
Toch wordt het proces nog vaak onderschat. Je herkent in bovenstaand rijtje vast iets dat bij jullie beter kan. Maak daar gebruik van. Want met een S&OP-proces zoals het bedoeld is verbeter je werkkapitaal, de samenwerking in de keten, de klanttevredenheid én de winst.
