Hoeveel kost een ERP implementatie? Van begin tot eind
ERP implementaties kosten vaak meer dan verwacht. Het project loopt uit, doelen worden niet gehaald, of – in het ergste geval – medewerkers gebruiken het systeem niet (of niet effectief).
Hoe voorkom je dit? De eerste stap is het helder in kaart brengen van de geschatte kosten. Dit geeft je een globaal beeld van wat je kunt verwachten en helpt je om verrassingen in kosten te voorkomen.
Benieuwd wat de exacte kosten zijn voor jouw situatie? Neem contact op!
Een globaal beeld van de kosten tijdens een erp project
De bedragen voor de ERP selectie en implementatie in dit artikel zijn indicatief en zijn bedoeld om inzicht te geven in de mogelijke uitgaven, en van welke stappen en keuzes deze afhankelijk zijn.
De hoogte van de investering in een ERP project kan per bedrijf erg verschillen. Een grote organisatie met verschillende (internationale) locaties en complexere processen, zal vanzelfsprekend een hoger budget moeten reserveren dan een kleiner bedrijf. Daarom zetten we de stappen voor je op een rij, om een globaal beeld te geven van de kosten die er komen kijken bij een ERP project.
Stap 1: ERP selectie – voorbereiding en planning
Meestal start het ERP project met het definiëren van doelen en het opstellen van functionele eisen. Er moet een projectteam opgesteld worden en het project moet ingericht worden. Al snel komt ook de vraag op: ‘trekken we mensen los uit de operatie of huren we een externe projectmanager in?’.
Tijdens de ERP selectie heb je verschillende mogelijkheden voor het invullen van de functie van de project manager. Om efficiëntie, kosten en kennis te optimaliseren kan je ervoor kiezen om een ERP projectmanager in te huren via een bureau. Kies je ervoor om een interne medewerker in te zetten, dan lijken de kosten lager te liggen. Vergeet echter niet dat hij of zij de eigen werkzaamheden moet laten liggen. Bovendien kan een externe projectmanager meer specifieke kennis hebben en is er een kans dat dit de uiteindelijke totaalkosten juist kan verminderen. Benieuwd waarom? Dat leggen we later uit!
Selectiefase in detail:
Voor een ERP selectie is het belangrijk dat alle eisen en wensen van de organisatie en de gebruikers goed in kaart worden gebracht. Veel organisaties doen dit met meerdere werknemers, zodat je verder de diepte in kan.
Voor de kosten en tijd die in de selectie gaan zitten moet je rekening houden met de volgende aandachtspunten:
- Initiële scoping en projectdefinitie
- Opstellen van functionele eisen
- Projectplanning
- RFI/RFQ-documenten
De tijd die je hiervoor kwijt bent, is sterk afhankelijk van de grootte en complexiteit van de organisatie. Bij een kleinere organisatie gaat een ERP selectie misschien sneller dan bij een grotere organisatie, met meer medewerkers en complexere processen. Een project manager kan in deze fase veel tijd en kosten besparen door zijn of haar ervaring en expertise.
Stap 2: Kosten van het ERP-pakket
De meeste ERP-systemen werken tegenwoordig op basis van een abonnementsmodel. De licentiekosten liggen gemiddeld rond de €1.500 tot €2.000 per gebruiker per jaar. Kies je voor extra modules zoals facturering en barcode-scanning? Dan brengt dat hogere kosten met zich mee.
Kostenoverzicht ERP-pakket:
- Basislicentie: €1.500 tot €2.000 per gebruiker
- Extra modules: Deze kosten liggen gemiddeld rond de €20.000 per jaar.
- Nieuwe hardware: Indien nodig
- Koppeling met andere systemen: Afhankelijk van de organisatie
Stap 3: ERP implementatie
Tijdens de ERP implementatie onderneem je de meeste stappen. Daarom brengt een implementatiefase ook de hoogste kosten met zich mee. Ook hier geldt hoe complexer het systeem, des te hoger de kosten voor implementatie.
Wanneer je kiest voor een externe projectmanager voor de ERP implementatie, wordt de doorlooptijd goed in de gaten gehouden, de kosten strak gecoördineerd en is er voldoende expertise om het proces succesvol te doorlopen. Dit zorgt ervoor dat de kans op hoge, onvoorziene kosten, door bijvoorbeeld een lange uitlooptijd of stroef verloop, aanzienlijk wordt verlaagd. De ervaring leert dat deze kosten hoog op kunnen lopen, en door het inschakelen van een externe projectmanager een ERP implementatie vaker binnen budget en tijd blijft.
Implementatiekosten:
- Externe projectmanager: Een projectmanager werkt gemiddeld 2-3 dagen per week, met een doorlooptijd van 9 maanden. Vergeet echter niet dat de rest van het projectteam daarnaast ook nog 2-3 mandagen bezig is met het project gedurende deze 9 maanden.
- Onvoorziene kosten: Om onverwachte uitgaven te dekken, moet je idealiter 10-15% van het budget reserveren.
Stap 4: Operationele kosten en onderhoud
Na de ERP implementatie betaal je ook doorlopende kosten voor licenties, onderhoud en ondersteuning. Sommige leveranciers bieden een training aan in het servicepakket, terwijl andere leveranciers hier extra kosten voor rekenen. Daarnaast zijn kinderziektes soms onvermijdelijk. Niet alle leveranciers lossen dit gratis op.
Operationele kosten:
- Abonnementen en add-ons: De maandelijkse kosten bedragen meestal rond de €1.600 tot €3.000.
- Aftercare en support: Tijdens de extra ondersteuning in de eerste maanden na de implementatie krijg je ook te maken met kosten. Dit is uiteraard sterk afhankelijk van de organisatie en de gekozen leverancier.
Overzicht totale kosten ERP-project
Eenmalige kosten:
- Aanschaf van het ERP-pakket en eventueel nieuwe hardware
- Interne uren (loonkosten) van het projectteam
- Projectmanagement
- Implementatiekosten van de leverancier
Terugkerende kosten:
- Abonnementen en add-ons
- Aftercare en support
- Training van nieuw personeel
- Upgrades indien nodig
De kosten die hierbij komen kijken zijn dermate afhankelijk van de organisatie, de wensen en keuzes dat wij daar moeilijk een schatting voor kunnen maken. Uit onze ervaring blijkt dat bedrijven zichzelf vaak onnodige kosten aanjagen door onduidelijke afspraken te maken metleverancier, het niet goed meekrijgen van het team of de wensen en eisen niet helder te hebben. Kortom, weet goed wat je nodig hebt en welke stappen je moet zetten in een ERP project.
Een oplossing voor deze onnodige kosten is een externe ERP projectmanager. Waarom?
Voordelen van een ervaren projectmanager
De slagingskans van een ERP implementatie neemt sterk toe bij het inzetten van een externe projectmanager. Hij of zij heeft specifieke kennis op het gebied van ERP selectie en -implementatie. Dankzij deze ervaring kunnen risico’s zoals vertragingen en onverwachte kosten worden vermeden. Een ervaren projectmanager weet bovendien de organisatie succesvol te betrekken bij het project en is goed op de hoogte van mogelijke valkuilen.
Hoewel een externe ERP projectmanager op het eerste gezicht een extra kostenpost lijkt, is het juist een rendabele investering omdat het veel kosten bespaart door een efficiëntere uitvoering en lagere risico’s. Lees hier hoe we dat bij Champion Trophy Products hebben gerealiseerd.
‘Hij [een projectmanager] onderbouwt belangrijke beslissingen en zorgt ervoor dat in samenwerking met de leverancier alle eisen, wensen, en add-ons helder in kaart worden gebracht. Dit helpt om weloverwogen keuzes te maken en het proces efficiënt te laten verlopen.’ – Jan Dikkes, Operationeel Directeur CTP
Een goed geïmplementeerd ERP-systeem levert op de lange termijn aanzienlijk bijdragen aan kostenbesparingen op door de efficiëntie in bedrijfsprocessen te vergroten. En hoe sneller het ERP-systeem succesvol live gaat, hoe eerder je als organisatie de investering terugverdiend.
Benieuwd naar de exacte kosten?
Benieuwd wat een ERP implementatie (en selectie) daadwerkelijk kost? Neem contact op met Sjaak, dan kijken we samen naar jouw unieke situatie.