Machinebouwer stroomlijnt processen: 10-20% productiviteitsverbetering

Een machinebouwer breidt uit, maar de processen van de verschillende onderdelen sluiten niet op elkaar aan. Een poging om dat top-down op te lossen leidt tot onvrede en productieproblemen. De interim manager van BLMC ontwikkelt samen met medewerkers een uniforme werkwijze die wél wordt gedragen en resultaat oplevert. Met extra aandacht voor people management verbetert ook de medewerkerstevredenheid en motivatie.

Samenvoegen bedrijfsprocessen

De machinebouwer heeft recentelijk enkele andere spelers in de markt overgenomen. Dat schept kansen, maar ook problemen. De verschillende bedrijven hebben een andere manier van werken en ook de diverse disciplines (zoals engineering en productie) begrijpen elkaar vaak niet goed. De productiemanager die is aangesteld om hier wat aan te doen, heeft gekozen voor een top-down aanpak. Hij bepaalt een uniforme werkwijze en voert die in zonder betrokkenheid van andere medewerkers. Dat leidt tot extra weerstand en heeft een negatieve invloed op de prestaties van het bedrijf. Deadlines van projecten komen in gevaar en er ontstaan kwaliteitsproblemen. Bovendien dreigen goede technische medewerkers uit te vallen of te vertrekken.

Kennis van processen en people management

De klant belt BLMC met de vraag om een goede interim manager te leveren die tijdelijk de rol van de productiemanager overneemt en deze situatie kan oplossen. Iemand met voldoende technische know-how om de processen te kunnen doorgronden en ook in staat is om samen met de werkvloer een betere werkwijze te ontwikkelen. Sjaak Lekkerkerker, directeur Interim Management van BLMC: ‘Dat is precies waar wij ons mee onderscheiden. Elke interim- en projectmanager van BLMC heeft zijn eigen technische specialisme, maar ze worden ook allemaal door ons getraind in verandermanagement en communicatie. Want dat is vaak waar een groot deel van de oplossing in zit, ook in dit geval.’

De interim manager die via BLMC aan de slag gaat, wordt daarop geselecteerd. Hij heeft veel productie-ervaring, is technisch sterk en een echte people manager.

Samen oplossingen ontwikkelen

Binnen het bedrijf zijn managers van de verschillende disciplines al eerder bezig geweest met het ontwikkelen van betere werkwijzen. De interim manager inventariseert wat er al aan ideeën is, en werkt die samen met de managers verder uit. Daarbij worden ook medewerkers betrokken, om de nodig commitment te krijgen. Stap voor stap worden deze nieuwe werkwijzen ingevoerd.

Een aantal basisprincipes zorgen ervoor dat dit succesvol gebeurt.

• Met de opdrachtgever wordt goed doorgesproken wat de doelen van het bedrijf zijn, en waar ze naartoe willen. Dat bepaalt onder andere wat belangrijk is bij het ontwikkelen van de processen.
• Gedurende het project, informeert de interim manager de opdrachtgever op hoofdlijnen over de voortgang.
• Verschillende afdelingen en functies worden betrokken bij het ontwerpen van de nieuwe processen. Ze sluiten nu beter op elkaar aan en daardoor verbetert de samenwerking, de efficiëntie en de kwaliteit.
• Bij dit bedrijf is flexibiliteit van groot belang. Bij de start van een klantproject is nog niet precies bekend wat er moet gebeuren en hoelang dat gaat duren. Dat wordt duidelijk in de engineeringfase. Zou je een te rigide werkwijze hanteren, dan leidt dat tot teleurstelling en frustratie. Daarom wordt samen met de medewerkers een werkwijze bepaald die een duidelijke structuur heeft, maar ook de nodig flexibiliteit.
• De planning wordt voor iedereen inzichtelijk gemaakt, eerst op een planbord, later in het ERP-systeem.

Mensen ontwikkelen

In de uitgangssituatie is er een groot risico dat medewerkers het bedrijf verlaten, zo groot is de onvrede. BLMC heeft de interim manager erop geselecteerd dat hij dit ook goed kan aanpakken. Dat begint met luisteren naar mensen, zorgen dat ze hun verhaal kunnen delen. Dat geeft lucht, maar is niet genoeg. Om mensen weer plezier te geven in het werk en goed tot hun recht te laten komen, onderzoekt de interim manager waar mensen goed in zijn en waar ze nog in kunnen ontwikkelen. Daarvoor gebruikt hij een skills matrix. Er blijkt veel behoefte aan basistrainingen zoals veiligheid en bepaalde operatorstrainingen. Ook trainingen in soft skills zijn welkom, bijvoorbeeld over het organiseren van werk of het omgaan met klanten.

Op basis van de skills matrix wordt ook duidelijker wat er aan capaciteit in huis is. Daarmee kan de interim manager medewerkers meer of andere verantwoordelijkheden geven, afhankelijk van wat bij hen past. Dat legt hij vast in duidelijke profielen. Er ontstaat zo een duidelijke organisatie, en collega’s weten waarvoor ze bij elkaar terecht kunnen.

Resultaat: tevreden werknemers en hogere productiviteit

De combinatie van gestroomlijnde processen en effectief people management werpt zijn vruchten af. Er is veel meer rust op de vloer en de werksfeer is flink verbeterd. Daardoor blijven mensen bij het bedrijf en er keren zelfs enkele mensen terug die eerder vertrokken waren.

De werkwijze is voor iedereen duidelijk en wordt door alle collega’s gedragen. Daardoor lopen klantprojecten beter, zijn er minder verrassingen, verbetert de kwaliteit en gaat de productiviteit omhoog met 10-20%. Er is daardoor ook ruimte voor verdere groei.

Nu de rust is weergekeerd, zit de opdracht van de interim manager erop. Het bedrijf werft een vaste productiemanager, die vanuit deze startsituatie volgende stappen kan zetten.