De do’s en dont’s van IT-projecten
Wanneer je een IT-systeem wilt aanschaffen voor de operatie, bijvoorbeeld een ERP-systeem of een WMS, beloven leveranciers gouden bergen. Natúúrlijk kan hun systeem alles dat je wilt. En uiteráárd is het gebruiksvriendelijk en makkelijk in te voeren. De praktijk is vaak minder rooskleurig. Hoe kies je het juiste systeem dat bij jouw situatie past? En hoe zorg je dat iedereen er ook effectief mee gaat werken? Frans is bij BLMC een van de projectmanagers die IT-projecten bij klanten begeleidt. Hij onthult de do’s & dont’s.
Weet wat je nodig hebt
Je kunt het de leveranciers niet kwalijk nemen; zij zijn natuurlijk enthousiast over hun eigen product. Als je te algemeen bent in je aanvraag, zullen de aanbieders al gauw zeggen: ja, dat kan ons pakket allemaal.
Dus bepaal heel specifiek wat voor systeem je nodig hebt. Daar gaat een vraag aan vooraf: wat zijn je business drivers? Welke doelen heb je op het gebied van omzet, groei, winstgevendheid en efficiency? En waar moet het systeem bij ondersteunen? Moet het je productiviteit verbeteren, inzicht geven in risico’s, niet-directe kosten en opbrengsten inzichtelijk maken, helpen om bepaalde beslissingen te nemen? Geef daarin ook prioriteiten aan.
Zo kom je tot een duidelijke lijst van eisen en wensen. Dat maakt het makkelijker om systemen te vergelijken en om de juiste vragen te stellen.
Maak een business case & proof of concept
Een investering in IT kost geld maar levert ook geld op. Maak die business case. Dan weet je zeker dat de investering die je doet, ook oplevert wat je nodig hebt. Een duurder systeem kan bijvoorbeeld een betere keuze zijn, wanneer er hogere opbrengsten tegenover staan.
Bij zo’n business case hoort een proof of concept. Als een leverancier je belooft dat iets mogelijk is, moet het ook aan te tonen zijn. Als een algemene demo daar geen antwoord op geeft, vraag door, totdat je de zekerheid hebt dat de benodigde functionaliteit er echt voldoende in zit.
Betrek medewerkers
Al is een oplossing fantastisch en is het proof of concept helemaal in orde, dan kan de implementatie nog mislukken als medewerkers niet enthousiast zijn over het systeem (Effect = Kwaliteit x Acceptatie). Betrek mensen dus tijdig, dat wil zeggen: al in de selectiefase. Als houvast kun je daarbij de klassieke change management cycle gebruiken: assess, prepare, plan, implement, sustain. Bij elk van die fasen wil je de toekomstige gebruikers betrekken.
Welke vorm van projectmanagement?
Een andere belangrijke succesfactor is de manier waarop je het implementatieproject aanpakt. Natuurlijk moet je daarvoor resources vrijmaken. Maar dan is er nog een keuze. Er zijn namelijk twee verschillende manieren om een project uit te voeren.
De klassieke projectmanagementaanpak werkt met een projectplan, waarin je in ieder geval opneemt: de scope, doelen, budget en tijdplanning. Het voordeel van deze methode is dat duidelijk is welk resultaat eruit komt en hoelang dat duurt. Een nadeel is dat het een wat rigide aanpak is die weinig rekening houdt met het veranderen van omstandigheden of inzichten tijdens de uitvoering van het project.
Steeds meer organisaties implementeren met een agile aanpak. Eenvoudig gezegd hak je daarmee het project in kleine stukken die steeds in korte cycli opgeleverd worden. Het voordeel is dat je goed kunt inspelen op zaken die tijdens de implementatie veranderen. Zeker bij veelomvattende en langdurige projecten is dit een risico. Je kunt echter niet ‘zomaar’ een agile aanpak hanteren. Agile werken is een vak apart. Je hebt mensen nodig die heel goed begrijpen hoe het werkt en hierin zijn opgeleid.
Kies bewust welke methode bij jullie past.
Projectmanagement succesfactoren
Iedereen kent voorbeelden van IT-projecten die te lang duren, te veel kosten en te weinig opleveren. Dat kun je voorkomen door in de implementatiefase de volgende tips ter harte te nemen.
- Stick to the plan: Bepaal een duidelijke scope en laat je niet verleiden om er steeds dingen bij te halen.
- Zorg voor een ervaren projectmanager (of, in een agile project: een ervaren en gecertificeerde scrum master).
- Bouw tijdbuffers in, met name voor het ontwerpen en testen van het systeem. Als je te krap plant, loop je steeds achter de feiten aan met als risico dat de hele planning niet meer serieus wordt genomen.
- Lever kwaliteit of stel uit. Het kan voorkomen dat iets toch niet op tijd goed is. Kies er dan voor om de release uit te stellen. Want als je een gebrekkig systeem oplevert, verlies je geheid het commitment van de gebruikers.
- Test serieus. Dit wordt vaak onderschat. Testen is niet alleen ‘even er doorheen lopen’. Test met mensen die weten wat testen inhoudt en die alle soorten situaties uitproberen om zeker te stellen dat het systeem in alle gevallen werkt.
Het is niet klaar als het klaar is
De laatste fase van het klassieke change management is sustain. Ofwel: borgen, onderhouden, zorgen dat het systeem echt goed wordt gebruikt en bijgehouden. Dit is de meest onderschatte fase. Want vaak zijn mensen allang blij dat het draait, en willen ze zo snel mogelijk door met business as usual.
Als het systeem draait moeten er mensen verantwoordelijk voor zijn. Formuleer die verantwoordlijkheden en de procedures voor het onderhouden, evalueren en bijstellen.
Schakel op tijd externe hulp in
Wanneer ik of een van mijn collega’s van BLMC bij een IT-project worden ingeschakeld, is er vaak al iets misgegaan. Ofwel de selectie is gebrekkig geweest, ofwel de implementatie verloopt niet zoals gewenst. Dan is het meestal een kwestie van een stapje terug doen, overzien wat er mis is gegaan en het project vanaf dat moment oppakken.
Wil je dit voorkomen, dan kun je beter in een eerdere fase een projectmanager inschakelen. Want het selecteren en implementeren van IT is iets dat de meeste mensen niet elke dag doen. Een IT-projectmanager is erin gespecialiseerd en kent alle valkuilen en succesfactoren. Bovendien kan hij of zij zich helemaal op het project concentreren, wat de doorlooptijd aanzienlijk verkort.
Sparren over jouw situatie?
Sta jij zelf voor de keuze om een IT-systeem aan te schaffen, zoals ERP, WMS een S&OP systeem of andere operationele software? Check dan eens of een jullie zou kunnen helpen om dit snel en effectief te begeleiden. Neem contact op met Sjaak Lekkerkerker voor meer informatie en advies.