Zes praktische tips voor een succesvolle uitbesteding van logistiek
De ondertekening van het contract tussen verlader en logistiek dienstverlener levert vaak een foto met lachende gezichten op. Maar als de operatie daadwerkelijk van start gaat, blijkt pas of de gemaakte afspraken voldoende zijn. Wij geven zes praktische tips om te voorkomen dat de lach van de gezichten verdwijnt.
Vaak begint het met een factuur. De logistiek dienstverlener brengt extra kosten in rekening die de verlader niet had verwacht. Er ontstaat een discussie over de vraag of de betreffende activiteiten wel of niet tot het takenpakket van de logistiek dienstverlener behoren. Als de discussie niet goed afloopt, raakt de relatie verstoord. Met als gevolg dat beide partijen zich verschuilen achter data, niet meer daadwerkelijk naar elkaar luisteren en dus ook niet meer samenwerken aan verbetering van de logistiek.
Inkoper gaat voor prijs
In de meeste gevallen gaat het al fout tijdens het uitbestedingstraject. De leiding daarvan ligt in handen van een inkoper die tegenover de verkoper van een logistiek dienstverlener zit. De verkoper wil het contract graag binnenslepen en neemt een laag bedrag op in zijn offerte. De inkoper gaat graag daarin mee en kiest voor de logistiek dienstverlener met het laagste offertebedrag. Nog voordat de eerste pallet is verplaatst, is de grootste kostenbesparing al gerealiseerd. Op papier althans.
Beknibbelen op kwaliteit
Als de inkoper en verkoper eenmaal zijn vertrokken, blijven de mensen achter die de operatie met elkaar moeten runnen. Dan blijkt dat de logistiek dienstverlener het werk niet voor het afgesproken bedrag kan uitvoeren. Om toch wat te verdienen, beknibbelt hij op kwaliteit en vraagt de hoofdprijs voor al het meerwerk. Dat valt uiteraard slecht bij de verlader, die zijn onvrede uit en in discussie gaat. Het eindresultaat is dat verlader en logistiek dienstverlener recht tegenover elkaar staan en van goede samenwerking geen sprake meer is. Met als gevolg dat de kwaliteit van de dienstverlening nog verder achteruitgaat.
Soms heeft de logistiek dienstverlener het lef om na een paar maanden bij de verlader aan de bel te trekken. Maar meestal blijft hij aanmodderen onder het mom van aanloopproblemen. Pas als de problemen in het tweede jaar blijven voortduren, komt de dienstverlener in actie. Dan blijkt de situatie anders te zijn dan gedacht tijdens het offertetraject. Vaak is het dan al te laat. De verlader voelt zich al anderhalf jaar niet serieus genomen, blijft klagen over de kwaliteit en is niet meer bereid om extra te betalen.
Zes praktische tips
Hoe kunnen we problemen bij de uitbesteding van logistiek voorkomen? Hieronder volgt een aantal praktische tips.
Tip 1: Zet niet alleen inkopers en verkopers aan tafel
Met name in de laatste fase van het uitbestedingstraject is het zaak om de mensen te betrekken die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering, zowel aan de kant van de verlader als van de logistiek dienstverlener. Zijn de afspraken duidelijk? Zijn er zaken over het hoofd gezien? Daar wordt de basis gelegd voor het vertrouwen dat nodig is voor een succesvolle uitbesteding.
Tip 2: Kijk niet alleen naar de ‘happy flow’
Houd ook rekening met verstoringen in de logistiek. Wat als ergens in de keten vertragingen ontstaan en de logistiek dienstverlener extra inspanningen moet leveren om producten op tijd bij de klant te krijgen? Welke afspraken zijn daarover gemaakt? En welke kosten horen daarbij? Met name de laatste jaren zijn verstoringen van logistieke ketens aan de orde van de dag.
Tip 3: Maak afspraken over innovatie of optimalisatie
De verlader verwacht dat de logistiek dienstverlener meedenkt over verbetering van de efficiëntie en verlaging van de kosten, maar vaak gaat dat ten koste van diens omzet. Van optimalisatie komt dan maar weinig terecht. Zet daarom vooraf op papier wat de doelstellingen zijn als het gaat om optimalisatie van processen en verdeel de baten, zodat een win-win-situatie ontstaat.
Tip 4: Vergeet de eigen operatie niet
Of beter gezegd: besteed niet alleen aandacht aan het deel van de operatie dat wordt uitbesteed, maar ook aan het deel dat bij de verlader achterblijft. Denk bijvoorbeeld aan de afdeling die de orders verstrekt aan de logistiek dienstverlener. Het eigen warehouse wist vaak wel raad met fouten in orders, maar dat mag van de logistiek dienstverlener niet worden verwacht. Voor een goede aansturing van de uitbestede operatie moet ook bij de verlader vaak wat verbeteren.
Tip 5: Voorkom onnodige toeters en bellen
Soms nemen verladers onnodige eisen in het aanbestedingstraject op. Denk aan een detail zoals de opmaak van de vrachtbrief. Is dat zo belangrijk dat de logistiek dienstverlener daarvoor iets nieuws moet ontwikkelen? Of is het mogelijk om de standaard vrachtbrief van de logistiek dienstverlener te gebruiken?
Tip 6: Kies een dienstverlener met wie het klikt
Uiteindelijk zijn het de mensen van de verlader en dienstverlener die samen de operatie moeten runnen. Zij moeten in staat zijn om snel met elkaar te schakelen en samen problemen op te lossen. Het is fijn dat de inkoper en verkoper goed moet elkaar kunnen opschieten, maar het is veel belangrijker dat de mensen uit de operatie op elkaar kunnen bouwen en vertrouwen.
Zet de strategie centraal
Tot slot: houd steeds het doel van het uitbestedingstraject voor ogen. Hoopt u met uitbesteding de kosten te verlagen of juist de service te verbeteren? Heeft u het traject ingezet om grote investeringen te vermijden of om problemen op de arbeidsmarkt te ontlopen? Of bent u een startup die een ervaren logistieke partner nodig heeft om te kunnen groeien? Elk uitbestedingsvraagstuk begint bij de eigen strategie.
Overweegt u om uw logistiek uit te besteden? Of wilt u zaken veranderen in de samenwerking met uw logistiek dienstverlener? Wij helpen u graag met advies en implementatie. Lees hier meer over wat BLMC voor u kan betekenen.