Gericht op klantwensen inspelen en tegelijk voorraden verlagen

Aan professionele telers in de tuinbouw levert Van Nifterik alle vormen van plantondersteuning, met name op basis van bamboe. Het assortiment is breed, de service hoog. De zeer klantgerichte aanpak levert echter hoge voorraden op. Met het oog op de toekomst wil Van Nifterik de voorraden beter laten matchen met de vraag en processen beter inrichten om efficiënter met ingezette middelen om te gaan. Senior Supply Chain Specialist Rob Heutink ging samen met Van Nifterik aan de slag. Directeur Alex van Nifterik vertelt hoe een vraag over voorraden en efficiëntie ook leidde tot een sterkere klantfocus en meer rendement.

De vraag: Hoe kunnen we meer grip krijgen op voorraden?

Alex van Nifterik: ‘We zijn een voorraadhoudende importeur en hebben een eigen fabriek in China. We hebben een breed assortiment en leveren aan veel klanten maatwerk. Bovendien willen we altijd kunnen leveren, dus we houden hoge voorraden aan, ook van de maatwerk producten. Dat kost natuurlijk geld. Bovendien maakt deze werkwijze ons ook star. Wil een klant overschakelen op een ander product, dan wil hij niet eerst ‘zijn’ voorraad opmaken. Onze vraag was dus: hoe kunnen we de voorraden omlaag brengen en flexibeler worden richting klanten?’

De analyse: Differentiatie van supply chain nodig

BLMC voerde bij Van Nifterik een Supply Chain Analyse PRO uit. Daarbij vullen mensen uit verschillende lagen van de organisatie een vragenlijst in, gevolgd door diepte-interviews. De resultaten verwerkt BLMC tot een analyse en advies die met de opdrachtgever wordt besproken.

Alex: ‘Onze Nederlandse organisatie bestaat uit dertien mensen, de meeste van hen waren bij de presentatie aanwezig. De oplossing die BLMC aandroeg was: segmenteer je klanten en pas de processen aan op de verschillende belangen en behoeften. Doordat we deze sessie gezamenlijk deden, konden we meteen naar de invulling.

Er kwamen veel praktische vragen uit de organisatie: hoe moet ik me dat voorstellen, wat betekent dat in de praktijk? Er was in het begin ook zeker wat weerstand, maar het was ook duidelijk dat het nodig was. Ons bedrijf loopt goed, maar de markt verandert en we moeten voorop blijven lopen. Dan is het belangrijk dat je echt kennis van je klanten hebt en een visie op hoe je ze wilt bedienen. Dat is allemaal aan de orde gekomen.’

De implementatie: supply chain mentaliteit

Van Nifterik is een compact bedrijf en het kan geen team vrijmaken om een nieuwe werkwijze te implementeren. Er is daarom gekozen voor een stap-voor-stap aanpak.

De eerste actie was het segmenteren van de klanten. Hiervoor werd de Supply Chain Optimalisatie Methode BLMC gebruikt.

Alex: ‘Dit hebben we samen binnen het bedrijf opgepakt. De data-analyses en vooral de zorgvuldige interpretatie daarvan vergen wel wat werk, maar dat is het waard. We kregen beter inzicht in onze klanten en konden daarmee keuzes maken bij het inrichten van de processen.

Het had ook consequenties voor de bezetting. Onze inkoper vond de ontwikkeling naar supply chain manager niet helemaal bij hem passen en heeft het bedrijf verlaten. Er is géén nieuwe supply chain manager in Nederland aangetrokken.

Wij hebben ervoor gekozen om de relationele kant van de inkoop meer in China zelf te ontwikkelen. Daar is de fabrieksmanager momenteel sterk betrokken bij de inkoop. De nieuwe inkoper in Nederland heeft de rol van Purchase & Inventory Coördinator. Hij is vooral gericht op het proces van inkopen en voorraadvorming, in relatie tot de uitgewerkte segmentatie.

Het proces: inhoud en vorm

‘Ik vond het een heel zorgvuldig proces. Rob Heutink is inhoudelijk zeer deskundig en kon ons goed begeleiden in de analyse en de vertaling ervan naar de operatie. Michel van Buren bleef ook gedurende het hele traject betrokken, met hem bespraken we vooral de vorm, het verandermanagement.

We zien dat vooral de omslag in het denken tijd vergt. Als mensen gewend zijn om alles voor alle klanten te doen, is het wennen dat je nu per klant andere beslissingen neemt en zaken anders inricht. Toch vind ik het zeer waardevol. Niet alleen vanuit het perspectief van de voorraden, maar juist om de klantfocus scherp te stellen en onze energie te richten op de belangrijkste zaken.’

Het resultaat: daling voorraden, efficiënter, klantgericht

‘We zitten nog midden in de transitie dus het is te vroeg om harde resultaten te kunnen noemen, maar ik zie nu al dat de voorraden gedaald zijn. Daarnaast is onze klantfocus veel beter geworden door de segmentatie die we toepassen. Klanten worden gerichter bediend. Dat heeft ook een positief effect op het team: het teamwork versterkt, we werken efficiënter en zien meer resultaat van ons harde werk.’